Privatlivspolitik for Billund Bridgeklub

Senest revideret 8. august 18

Bridgeklubbens dataansvar

• Bridgeklubben behandler personoplysninger og har derfor vedtaget en privatlivspolitik, som oplyser medlemmerne om, hvordan klubben behandler personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

• Gennemgående for klubbens databehandling er, at Klubben kun indsamler og behandler personoplysninger, der er relevante for klubbens drift.

• Alle personoplysninger slettes på anmodning eller når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

• Billund Bridgeklub er dataansvarlig og klubben sikrer, at medlemmernes personoplysninger til enhver tid behandles i overensstemmelse med dansk lovgivning.

• Kontaktoplysninger
• Klubbens sekretær

Eva Rafn, Sønderkær 357, 7190 Billund

Mail girafnbll@live.dk

Tlf 5354 4206

Website www.bridge.dk/4408

Behandling af personoplysninger

Klubben behandlinger følgende personoplysninger

1. Medlemsoplysninger
1. Almindelige personoplysninger
1. Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefon, mail, fødselsdato, indmeldelsesdato, m.v.
2. Bridgefaglige oplysninger Medlemsnr., mesterpoint, handicap-posteringer og -saldi
2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, behandles ikke af klubben
2. Oplysninger om medlemmer med særlige opgaver eller tillidshverv, behandles som for medlemsoplysninger, samt
1. Almindelige personoplysninger
1. Andre oplysninger om hvervet
2. Personoplysninger, som er tillagt en højere grad af beskyttelse
3. Oplysninger om ansatte
1. Almindelige personoplysninger
1. Ikke aktuelt
2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse
1. Ikke aktuelt
2. Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest for ansatte, der skal arbejde med børn og unge
4. Oplysninger om deltagere i åbne aktiviteter
1. Almindelige personoplysninger
1. Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefon, mail, fødselsdato, indmeldelsesdato, m.v.
2. Bridgefaglige oplysninger Medlemsnr., mesterpoint, handicap-posteringer og –saldi
2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse
5. Oplysninger om substitutter
1. Almindelige personoplysninger
1. Kontaktoplysninger som navn, adresse, mail, telefonnr.

Klubbens indsamling af oplysninger

Normalt får Klubben oplysningerne direkte fra medlemmet personligt eller fra Danmarks Bridgeforbund.

De oplysninger, Klubben modtager fra Danmarks Bridgeforbund, er udover almindelige registrerings- og kontaktoplysninger sportslige oplysninger om fx spillestyrke, samt eventuelle udelukkelser.

Klubbens formål med behandling af medlemmers personlige oplysninger

Klubben behandler medlemmernes personoplysninger til bestemte formål, når Klubben har en lovlig grund. Lovlige grunde til at behandle personoplysninger er særligt

• Bridgeklubbens berettigede (legitime) interesser i at behandle oplysninger (interessevejledningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med medlemmet
• At det sker som følge af lovkrav
• At det sker med medlemmets samtykke

Formålene

1. Klubben behandler medlemsoplysninger
1. For at kunne gennemføre almindelig medlemshåndtering, kommunikation, kontingentopkrævning mv
2. For at kunne gennemføre bridgeaktiviteter i en korrekt sportslig kontekst
3. For at kunne udstrække værdien af medlemskabet over for Danmarks Bridgeforbund og over for forbundets øvrige medlemsklubber

2. Klubben behandler oplysninger om medlemmer med særlige opgaver
1. For at kunne opfylde gensidige forpligtelser i relation til særlige opgaver
3. Klubben behandler oplysninger om ansatte
1. For at kunne opfylde gensidige forpligtelser i relation til ansættelsesforhold
2. For at opfylde myndighedskrav
4. Klubben behandler oplysninger om deltagere i åbne aktiviteter
1. For at kunne identificere og kommunikere med deltagerne i relation til aktiviteten
2. For at kunne gennemføre bridgeaktiviteter i en korrekt sportslig kontekst
5. Klubben behandler oplysninger om substitutter
1. For at give medlemmer mulighed for at kontakte mulige substitutter

Klubben behandler som hovedregel kun personoplysninger ud fra legitime interesser

• For at kunne gennemføre turneringsaktiviteter – herunder offentliggøre start- og resultatlister samt MP- og handicapposteringer
• For at kunne håndtere medlemsrettigheder korrekt, fx i forhold til generalforsamlingen
• For at kunne håndhæve medlemsforpligtelser korrekt, fx i forhold til kontingentbetaling
• For at kunne invitere til sociale arrangementer via mail, sms eller telefon
• For at kunne vise indholdet og ånden i vores klubliv til udenforstående – herunder offentliggøre billeder, der illustrerer aktiviteten desuagtet at enkeltpersoner vil kunne genkendes herpå
• Klubbens videregivelse af almindelige personoplysninger til Danmarks Bridgeforbund for at sikre en korrekt håndtering af vores medlemskab heraf samt for at sikre opfyldelsen af medlemmers rettigheder over for DBF og DBF’s øvrige medlemsklubber
• For at kunne dokumentere klubbens foreningsstatus over for legitime interessenter, fx for opnåelse af kommunal lokalestøtte eller tilskud fra private fonde
• For at kunne dokumentere klubbens aktiviteter i statistisk eller historisk kontekst
• For medlemmer under 18 år behandler Klubben endvidere forældres persondata for at kunne kommunikere med medlemmets forældre

Klubben behandler undtagelsesvis persondata under samtykke

• Klubben forlanger børneattest fra alle medlemmer, der har til opgave at lede, undervise eller fungere som hjælper for en af klubben arrangeret aktivitet, der hovedsageligt henvender sig til unge under 15.

Klubbens videregivelse af personoplysninger

• Klubben videregiver kun personoplysninger til Danmarks Bridgeforbund
• Klubben videregiver personoplysninger til andre samarbejdspartnere i det omfang, det har naturlig relevans for en særlig opgave eller et tillidshverv, medlemmet har påtaget sig. Fx oplyser Klubben på klubbens hjemmeside kontaktoplysninger om klubbens bestyrelse.
• Klubben videregiver personoplysninger til myndigheder efter deres lovlige krav herom
• Klubben videregiver ikke personoplysninger til tredjemands marketingsformål.

Opbevaring og sletning af personoplysninger

1. Medlemmer

a. Klubben opbevarer medlemmers personoplysninger i op til 3 år efter det kalenderår, hvor medlemmet har meldt sig ud af klubben. Medlemmers personoplysninger slettes på anmodning herom

2. Medlemmer med særlige opgaver Behandles som for medlemmer.

3. Ansatte

a. Klubben opbevarer ansattes personoplysninger i op til 5 år efter det kalenderår, hvor ansættelse er ophørt.

4. Deltagere i åbne aktiviteter

  a. Klubben opbevarer deltageres personoplysninger indtil aktiviteten er endeligt afsluttet. Deltageres personoplysninger slettes på anmodning herom

Klubben opbevarer dog oplysninger, der skal anvendes i en historisk eller statistisk kontekst, så længe de har værdi i denne kontekst. Fx opbevarer og offentliggør Klubben navnene på årets klubmestre eller vinderne af vores åbne turneringer gennem hele klubbens levetid.

Medlemmers rettigheder

Medlemmer har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når Klubben behandler personoplysninger

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data (retten til at indsigt i nærværende politik)
• Retten til indsigt i egne personoplysninger (se hvad Klubben har registreret om medlemmet)
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til data-portabilitet (retten til at få udleveret de oplysninger, Klubben har registreret om medlemmet i et læseligt format)
• Retten til indsigelse

Medlemmer kan gøre brug af deres rettigheder ved at henvende sig til klubben bestyrelse. Se kontaktoplysninger øverst i dette dokument. Vær opmærksom på, at medlemmers rettigheder ikke er ubetingede. Fx vil Klubben typisk have mere ret til at registrere medlemmer end medlemmer har ret til at blive slettet, så længe medlemskab af klubben består eller så længe man deltager i vores aktiviteter. Og selv efter at et medlemskab er ophørt, kan klubben have en legitim ret til at afvise at slette et medlem, fx for at kunne opstille lovlig krævet dokumentation for et opnået kommunalt tilskud.

Hvis et medlem henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, vil klubbens bestyrelse hurtigst muligt tage stilling til, om der er et væsentligt og legalt hensyn i vores klubdrift, der vejer tungere end medlemmets rettighed til rettelse eller sletning. Finder Klubben ikke et sådant hensyn, vil klubben gennemføre ændring eller sletning hurtigst muligt derefter.

Substitutter optages kun på substitutlisten ved tilsagn, og kan til enhver tid tilbagekalde dette tilsagn.

Medlemmer kan altid indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed, fx til Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Klubben forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Øverst i dokumentet fremgår dato for seneste ændring. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på klubbens hjemmeside og vil kunne fås i udskrift ved henvendelse til kontaktpersonen.

Vedtaget af Billund Bridgeklubs Bestyrelse 8. august 2018.