Privatlivspolitik for

Bridgeklubben BK 80 Hørsholm.

Senest ændret 29/8 2019

Bridgeklubbens dataansvar

Reglerne om bl.a. foreningers behandling af medlemmernes personoplysninger fremgår af EU-persondataforordningen af 25. maj 2018. Efter reglerne i denne  behandler  (d.v.s. indsamler og benytter)  ledelsen af Bridgeklubben BK 80 Hørsholm   personoplysninger om klubbens medlemmer.

På grundlag af reglerne i persondataforordningen har bestyrelsen for Bridgeklubben BK 80 Hørsholm vedtaget den her foreliggende ”Privatlivspolitik for Bridgeklubben BK 80 Hørsholm”, der kort redegør for, hvordan klubbens ledelse  i forbindelse med klubbens virksomhed behandler   de modtagne  personoplysninger  om medlemmerne.

Gennemgående for klubledelsens  databehandling  er, at der kun indsamles og benyttes personoplysninger om medlemmerne, der er relevante for klubbens drift.

De i klubben registrerede oplysninger om medlemmerne slettes af klubledelsen  efter de nedenfor  anførte regler.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Bridgeklubben BK 80 Hørsholm  er dataansvarlig og har dermed ansvaret for at sikre, at  personoplysninger om medlemmerne  behandles i overensstemmelse med de gældende regler herom.  Nedennævnte kontaktperson har til opgave at sikre, at reglerne overholdes og til at besvare spørgsmål og andre henvendelser fra medlemmer om de personoplysninger, klubledelsen behandler om dem.  

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Karsten Hjorth
Adresse: Maltegårdsvej 23, 2820 Gentofte
Telefon: 23 84 72 09
Mail: k.hjorth@mail.dk
Website: [www.bridge.dk/2116]

Behandling af personoplysninger

Klubledelsen  behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger:

1. Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefon, e- mailadresse, indmeldelsesdato mv.
2. Bridgefaglige oplysninger: Mesterpoint- og handicapposteringer og -saldi.
1. Personoplysninger, der efter persondataforordningen er tillagt en højere grad af beskyttelse:
1. Behandles ikke af klubledelsen.
2. Substitutter

1. Almindelige personoplysninger:

Kontaktoplysninger som navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer.

Her indsamler klubledelsen personoplysninger fra

Normalt får klubledelsen  personoplysningerne om medlemmerne  fra dem selv samt fra Danmarks Bridgeforbund (i det følgende: DBf). Oplysninger, som klubben  modtager fra DBf, er foruden almindelige registrerings- og kontaktoplysninger sportslige oplysninger om fx spillestyrke samt eventuelle udelukkelser.

Klubbens formål med behandling af  personoplysninger

Klubledelsen  behandler medlemmernes personoplysninger til bestemte formål, når der foreligger en lovlig grund hertil.

Lovlige grunde til at behandle personoplysninger er navnlig:

• At klubben har en  berettiget (legitim) interesse i at behandle person de pågældende oplysninger om medlemmerne (interesseafvejningsreglen).
• At behandlingen  er nødvendig for at opfylde en kontrakt med det pågældende medlem.
• At behandlingen  sker som følge af et lovkrav.
• At behandlingen sker med medlemmets samtykke.

Formålene:

1. Klubledelsen behandler personoplysninger om  medlemmerne:
1. For at kunne gennemføre almindelig medlemshåndtering, kommunikation, kontingentopkrævning mv.
2. For at kunne gennemføre bridgeaktiviteter i en korrekt sportslig kontekst.
3. For at kunne udstrække værdien af medlemskabet over for DBf  og over for forbundets øvrige medlemsklubber.
2. Klubledelsen behandler oplysninger om medlemmer med særlige opgaver:
1. For at kunne opfylde  foreliggende forpligtelser  i relation til den pågældende særlige opgave.
3. Klubledelsen behandler oplysninger om deltagere i åbne aktiviteter:
1. For at kunne identificere og kommunikere med deltagerne i relation til aktiviteten.
2. For at kunne gennemføre bridgeaktiviteten i en korrekt sportslig kontekst.
4. Klubledelsen behandler oplysninger om substitutter:
1. For at kunne tilbyde klubbens  medlemmer muligheden for at kunne kontakte mulige substitutter.

Klubledelsen behandler som hovedregel kun personoplysninger ud fra følgende interesser:

• For at kunne gennemføre turneringsaktiviteter – herunder offentliggøre start- og resultatlister samt MP- og handicapposteringer.
• For at kunne håndtere medlemmernes medlemsrettigheder korrekt, fx i forhold til generalforsamlingen.
• For at kunne håndhæve  medlemsforpligtelser korrekt, fx i forhold til kontingentbetaling.
• For at kunne afholde sociale arrangementer, fester mv., herunder invitere hertil på e-mail, sms eller telefon.
• For at kunne videregive medlemmernes  almindelige personoplysninger til DBf med henblik på  at sikre en korrekt håndtering af klubbens medlemskab heraf samt for at sikre opfyldelsen af medlemmernes rettigheder overfor DBf og DBf’s øvrige medlemsklubber .
• For at kunne dokumentere klubbens  foreningsstatus over for legitime interessenter, fx for opnåelse af kommunal lokalestøtte eller private fondes tilskud.
• For at kunne dokumentere klubbens  aktiviteter i statistisk eller historisk kontekst.

Videregivelse af  personoplysninger om medlemmerne

• Klubledelsen videregiver medlemmernes personoplysninger til DBf.
• Klubledelsen  videregiver  personoplysninger om medlemmerne til andre samarbejds- partnere i det omfang, det har naturlig relevans for en særlig opgave eller et tillidshverv, et medlem har påtaget sig – fx anføres klubbens formands kontaktoplysninger på klubbens hjemmeside.
• Klubledelsen  videregiver  personoplysninger om medlemmerne til offentlige myndigheder i det omfang, de har lovligt krav herpå.
• Klubledelsen  videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemands marketingsformål.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

1. Medlemmer:
1. Klubledelsen  opbevarer  personoplysninger om medlemmerne,  så længe medlemskabet varer, medmindre et medlem i henhold til de særlige regler i  persondataforordningens artikel 17 om sletning af personoplysninger   efter anmodning  har krav på at få dem slettet. Endvidere opbevares oplysningerne  om et medlem i op til 3 år efter udløbet af det kalenderår, hvori medlemmet har meldt sig ud af klubben.
2. Medlemmer med særlige opgaver:

                    Som medlemmer.

3. Deltagere i åbne aktiviteter:
1. Klubledelsen opbevarer  personoplysninger om medlemmerne,  indtil aktiviteten er endeligt afsluttet, og medlemmet anmoder om at få dem slettet.

Klubledelsen opbevarer dog oplysninger, der skal anvendes i en historisk eller statistisk kontekst,  så længe de har værdi i denne kontekst – fx opbevarer og offentliggør klubledelsen navnene på årets klubmestre eller vinderne af klubbens  åbne  turneringer gennem hele klubbens levetid.

Medlemmernes rettigheder

Klubbens medlemmer har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når klubledelsen behandler personoplysninger om dem:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data (retten til at indsigt i nærværende politik).
• Retten til indsigt i  egne personoplysninger (se hvad klubledelsen har registreret om medlemmet).
• Retten til at få  ukorrekte oplysninger berigtiget.
• Retten til sletning i visse tilfælde.
• Retten til begrænsning af behandling i visse tilfælde.
• Retten til dataportabilitet (retten til at få udleveret de oplysninger, klubledelsen har registreret om medlemmet, i et læseligt format).

Et medlem kan gøre brug af sine rettigheder ved at henvende sig til klubledelsen.   Kontaktoplysninger er anført først i dette dokument.

Opmærksomheden henledes  på, at et medlems rettigheder ikke er ubetingede. Fx vil klubledelsen typisk have mere ret til at registrere et medlem, end medlemmet har ret til at blive slettet, så længe  medlemskabet af klubben består,  eller så længe medlemmet deltager i klubbens aktiviteter. Og selv efter at et medlemskab  er ophørt,  kan klubledelsen have en legitim ret til at afvise at slette oplysningerne om det pågældende medlem, fx for at kunne tilvejebringe lovlig krævet dokumentation for et opnået kommunalt tilskud.

Hvis et medlem henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet sine personoplysninger, vil klubledelsen hurtigst muligt tage stilling til, om den mener, at   der er et væsentligt og legalt hensyn i  klubbens drift,  der vejer tungere end medlemmets  ret til rettelse eller sletning. Finder klubledelsen ikke. at der foreligger et  sådant  hensyn,  vil den gennemføre ændring eller sletning hurtigst muligt derefter.

Substitutter optages kun på substitutlisten ved tilsagn, og en substitut  kan til enhver tid tilbagekalde sit tilsagn.

Et medlem kan  altid indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed, fx til Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Klubledelsen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Øverst i dokumentet kan ses,  hvornår denne udgave senest er ændret.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på klubbens  hjemmeside og vil kunne fås i udskrift ved henvendelse til kontaktpersonen.

Vedtaget af Bridgeklubben BK 80 Hørsholms bestyrelse den 29  august  2019.

Karsten Hjorth