Vedtægter for Roskilde Bridgeunion

§ 1. Navn og hjemsted.

Stk. 1. Roskilde Bridgeunion er et samarbejde forum mellem selvstændige og suveræne bridgeklubber hjemmehørende i Roskilde Kommune.

Stk. 2. Roskilde Bridgeunion blev stiftet den 29. januar 1997.

§ 2. Formål.

Stk. 1. Samarbejdet har til formål:

• at forhandle og varetage brugsaftale mellem Roskilde Kommune og Roskilde Bridgeunion

• at forestå drift og vedligeholdelse af ”Bridgehuset” dvs. lokaler og køkken, inventar, materialer, internet o.l.

§3. Medlemskab.

Stk. 1.  Alle bridgeklubber med eget CVR-nummer og med spillested i ”Bridgehuset” kan optages som medlemmer.

Stk. 2. Klubber med flere spilleafdelinger kan kun have ét medlemskab.

Stk. 3. Medlemskab følger spillesæsonen dækkende perioden 1. september – 31. august.

Stk. 4. Klubberne skal inden 1. oktober indsende deres ugentlige antal spillere til Roskilde Bridgeunion.

Stk. 5. K-medlemmer (1.års kursister) indgår ikke i opgørelsen og derfor ikke i betaling af spillebidrag.

Stk. 6. Udmeldelse af Roskilde Bridgeunion til en sæsonstart skal ske skriftligt/via mail til formanden for Roskilde Bridgeunion senest 8 måneder før dvs. 31/12 året før.

Stk. 7. Udmeldte klubber har intet krav på Roskilde Bridgeunion eller andel af unionens aktiver. 

Stk. 8. Medlemsklubberne er forpligtet til at overholde Roskilde Bridgeunions vedtægter og aftaler, og i øvrigt leve op til unionens formålsbestemmelse.

§4. Spillelokaler.

Stk.1. Medlemsklubberne har fortrinsret til at benytte lokalerne i Bridgehuset til spil og undervisning.

Stk.2. Bestyrelsen tildeler spilletidspunkter ud fra klubbernes anmodninger.

Stk 3. Medlemsklubberne skal senest 1. februar tilkendegive, om de ønsker spillelokaler til den kommende sæson.

Stk. 4. Klubber, der har en ugentlig spilletid, har fortrin for denne.

Stk. 5. Er der ledige spilletidspunkter, faste ugentlige tider, tilbydes disse efter 1. februar til medlemsklubberne.

Stk. 6. Er der efter 1. marts stadig ledige tidspunkter kan disse tilbydes andre foreninger.

Stk. 7. Bestyrelsen administrerer faste tider og brug af lokalerne til enkeltarrangementer.

§5. Kontingent.

Stk. 1. Alle klubber betaler et grundkontingent for medlemskab af Roskilde Bridgeunion.

Stk. 2. Alle klubber betaler herudover et spillerafhængigt bidrag, jfr. Stk. 5, til dækning af ”Bridgehusets drift og anskaffelses- og vedligeholdelsesomkostninger dog ekskl. husleje, som betales af klubberne direkte til kommunen.

Stk. 3. Unionen må ikke stifte gæld. Spillerbidraget skal fastsættes så der en kassebeholdning til at finansiere såvel ordinære som uforudsete udgifter.

Stk. 4. Klubbernes spillerantal opgøres som summen af antal spillere i hver spilleafdeling i hver klub (ekskl. K-medlemmer) uagtet at et medlem kan spille i flere spilleafdelinger. To spillere, der spiller hver anden uge, tæller som een spiller.

§6. Ordinært repræsentantskabsmøde.

Stk. 1. Repræsentantskabsmødet er Roskilde Bridgeunions øverste myndighed i alle spørgsmål.

Stk. 2. Ordinær repræsentantskabsmøde afholdes hvert år i oktober måned. Indkaldelse skal ske skriftlig/via mail til formændene for de respektive medlemsklubber senest 21 dage før repræsentantskabsmødet.

Stk 3. Kandidater til bestyrelse skal indsendes til formanden senest 14 dag før repræsentantskabsmødet.

Stk. 4. Forslag til behandling på repræsentantskabsmødet skal foretages skriftligt til formanden senest 14 dage før repræsentantskabsmødets afholdelse.

Stk. 5.Medlemsklubberne fordeler selv sine stemmer blandt de udpegede repræsentanter.

Stk. 6. Klubberne har et stemmeantal, der fastsættes som 1 stemme pr. 20. spiller, opgjort efter klubbernes samlede kontingentbetalende spillere.

Stk. 7. Hver medlemsklub kan deltage med en repræsentant pr. stemme.

§7. Dagsorden.

Stk. 1. Dagsorden for det ordinære repræsentantskabsmøde skal mindst omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent og referent
2. Konstatering af stemmetal jf. § 6 stk. 5 og 6
3. Bestyrelsens beretning
4. Årsregnskab til godkendelse
5. Indkomne forslag
6. Medlemsklubbernes opgaver og ansvar for det kommende år
7. Forelæggelse af budget
8. Beslutning om kontingent
9. Valg til bestyrelse for 2 år af
1. formand (lige år)
2. kasserer (ulige år)
3. sekretær (ulige år)
10. Valg af revisor og revisorsuppleant for 1 år
11. Eventuelt.

§ 8.Repræsentantskabsmødets ledelse

Stk. 1. Repræsentantskabsmødet ledes af en dirigent, der vælges af repræsentantskabet, og som ikke er medlem af bestyrelsen.

Stk. 2. Beslutninger træffes ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer. Dog kræver vedtægtsændringer og beslutning om klubbens opløsning jf. §14 kvalificeret flertal.

Stk. 3. Afstemninger skal foretages skriftligt, hvis mindst 2 medlemsklubber forlanger det, og altid ved personvalg mellem kandidater til bestyrelse/revisor.

Stk. 4. Der udfærdiges et referat over repræsentantskabsmødets beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af referenten og dirigenten.

Stk. 5. Dirigenten og referenten fremsender senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet det underskrevne referat til bestyrelsesformanden. Referatet udsendes til medlemsklubberne.

§9. Ekstraordinær repræsentantskabsmøde

Stk. 1. Ekstraordinær repræsentantskabsmøde kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen, og altid ved suppleringsvalg til bestyrelse eller revision.

Stk. 2. Ekstraordinær repræsentantskabsmøde skal indkaldes, når mindst 25% af medlemsklubberne skriftligt over for bestyrelsen fremsætter ønske herom med angivelse af det emne, som ønskes behandlet.

Stk. 3. Repræsentantskabsmødet skal varsles med 7 dages frist, og afholdes senest fire uger efter begæringens modtagelse.

Stk. 4. Ekstraordinær repræsentantskabsmøde kan afholdes digitalt, hvis bestyrelsen beslutter dette. Ellers gælder de samme bestemmelser som for det ordinære repræsentantskabsmøde.

§10. Bestyrelsen

Stk. 1. Bestyrelsen er Roskilde Bridgeunions daglige ledelse og repræsenterer unionen i alle forhold.

Stk. 2. Bestyrelsen består af: formand, kasserer og sekretær.

Disse vælges for 2 år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Formand i lige år, kasserer og sekretær i ulige år.

Stk. 3. Bestyrelsen eller repræsentantskabet kan nedsætte udvalg ad hoc til varetagelse af enkeltstående opgaver. Deltagere i sådanne udvalg indstilles af medlemsklubberne.

Stk. 4. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, herunder mødefrekvens. Der føres en protokol over bestyrelsens forhandlinger.

Stk. 5. Hvis et bestyrelsesmedlem forlader bestyrelsen i valgperioden, indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmøde.

§12. Regnskab

Stk. 1. Roskilde Bridgeunions regnskabsår er 1.september – 31. august.

Stk. 2. Kassereren fører indtægter og udgifter således at der skabes overblik over unionens drift, anskaffelses- og vedligeholdelsesomkostninger.

Stk. 3. Regnskabet fremlægges på det ordinære repræsentantskabsmøde til godkendelse, og skal være forsynet med bestyrelsens og revisors påtegning og underskrift. Årsregnskabets udsendes inden repræsentantskabsmødet.

§13. Revision

Stk. 1. På det ordinære repræsentantskabsmøde vælges for 1 år af gangen 1 revisor.

Stk. 2. Revisor skal hvert år gennemgå regnskabet og påse, at beholdningerne er til stede.

§14. Ophør

Stk. 1. Bestemmelse om Roskilde Bridgeunions opløsning kan kun ske på en særligt indkaldt ekstraordinært repræsentantskabsmøde. For at opløse unionen kræves, at mindst to tredjedele af stemmeantallene er for.

 Stk. 2. Eventuel formue, herunder inventar, går tilbage til medlemsklubberne efter deres stemmeantal.

Vedtaget på generalforsamling d. 14. april 2026

Bo Mikkelsen                                Visti Christensen

Dirigent                                Formand